Recibir Inventario

Cuándo usar este formulario

Cada vez que un proveedor entrega material en el taller. Capturas una entrega por cada llegada física, aunque sea parcial.

Importante: confirma que el material físico coincide con lo pedido (cantidad y especificación) antes de capturar la entrada. Si hay discrepancia, regístrala — no captures como “completa” lo que llegó incompleto.

Formulario de Recibir Inventario — vista vacía

Cómo llenarlo

Solicitud

  • Qué significa: a qué solicitud pertenece este material.
  • Qué escribir: selecciona el folio de la solicitud (ej. SOL-D0917). La lista solo muestra solicitudes que ya tienen pago registrado y aún no están totalmente recibidas.

Opción seleccionada

  • Qué significa: la cotización que se aprobó para este pedido.
  • Qué escribir: el sistema la sugiere automáticamente (la opción que el director aprobó). Verifica que sea la correcta antes de continuar.

Producto del catálogo (opcional)

  • Qué significa: la asociación con una entrada del catálogo de productos del taller, si la refacción está catalogada.
  • Qué escribir: si la refacción está en catálogo, asóciala. Esto actualiza el inventario automáticamente.

Cantidad recibida

  • Qué significa: cuántas piezas llegaron físicamente en esta entrega.
  • Qué escribir: el número exacto. Si pediste 4 y llegaron 2, escribe 2 (no 4). Si en una segunda entrega llegan los otros 2, capturas otra recepción con 2.

Modo de recepción

  • Qué escribir: elige entre dos opciones:
    • Entrada a stock: el material va al almacén general. Úsalo para refacciones que se asignarán después a una OS, o para reposición de inventario.
    • Directo a OS: el material se asigna inmediatamente al vehículo en taller. Úsalo cuando el mecánico ya está esperando esa pieza para el trabajo.

OS asignada (solo si “Directo a OS”)

  • Qué escribir: el folio de la OS que recibe directamente el material. El sistema lo sugiere desde la solicitud original.

Recibido por

  • Qué escribir: tu usuario o el del almacenista que recibió físicamente. Lo elige el sistema con el usuario de tu sesión.

Fecha de recepción

  • Qué escribir: la fecha real de la entrega física (no necesariamente hoy, si capturas con retraso).

Documentos de recepción

  • Qué significa: la remisión o factura del proveedor con que llegó el material.
  • Qué escribir: lista de archivos separados por comas (ej. remision-PRV-2026-05-08-021.pdf).

Código de discrepancia (solo si hay)

  • Qué significa: si lo que llegó no coincide con lo pedido.
  • Qué escribir: elige una opción solo si aplica:
    • Cantidad incorrecta — llegó más o menos de lo pedido.
    • Producto incorrecto — llegó otra cosa diferente a lo cotizado.
    • Material dañado — llegó dañado.
    • Si todo está bien, déjalo vacío.

Formulario de Recibir Inventario — recepción parcial registrada

Qué pasa cuando guardas

Cuando tocas Guardar, el sistema decide automáticamente el siguiente estado de la solicitud según la cantidad recibida acumulada.

Siguiente paso

Si registraste una recepción parcial

(Cuando llegó menos del total pedido y quedan unidades pendientes)

  • La solicitud cambia a estado Recibida parcialmente.
  • Sigue apareciendo en Recepciones Pendientes con la cantidad pendiente actualizada.
  • Da seguimiento al proveedor para que entregue el resto.
  • Cuando llegue el resto, captura otra recepción con el número que faltaba.

Solicitud después de recepción parcial — estado actualizado a Recibida parcialmente

Si registraste una recepción completa

(Cuando ya se completó toda la cantidad pedida)

  • La solicitud cambia a estado Recibida completa.
  • Desaparece de Recepciones Pendientes.
  • Si la solicitud está vinculada a una OS activa, el Encargado de Almacén surte el material al taller manualmente cuando el mecánico lo solicita.

Si registraste una discrepancia

  • El material queda registrado como recibido, pero el sistema te pedirá explicar qué hacer (devolver, aceptar parcial, etc.).
  • Notifica al proveedor por escrito (correo o WhatsApp) sobre la discrepancia.
  • Si vas a devolver, pide al proveedor el procedimiento.

Errores comunes

  • “La cantidad recibida excede la cantidad pendiente”: estás capturando más de lo que faltaba. Verifica el total pedido y lo ya recibido en el detalle de la solicitud.
  • “La solicitud no tiene pago registrado”: no puedes recibir material sin pago previo. Captura primero el Registrar Pago y luego intenta de nuevo.
  • “No hay opción seleccionada para esta solicitud”: el director no ha decidido aún. La recepción solo se puede capturar después de que el director apruebe una opción.