Registrar Pago

Cuándo usar este formulario

Cuando Finanzas confirma que ejecutó un pago a un proveedor, o cuando se programa un pago para fecha futura. Captura el pago en el sistema para que la solicitud avance del estado Aprobada al estado Pagada y puedas registrar la recepción del material.

Importante: solo registras pagos para solicitudes que ya están aprobadas. Si la solicitud aún no tiene aprobación del director, este formulario te lo impedirá.

Formulario de Registrar Pago — vista vacía

Cómo llenarlo

Solicitud

  • Qué significa: la solicitud aprobada para la que se está pagando.
  • Qué escribir: selecciona el folio (ej. SOL-D0916). La lista solo muestra solicitudes aprobadas que no tienen pago registrado.

Opción seleccionada

  • Qué significa: la cotización aprobada por el director — define a qué proveedor le estás pagando y por cuánto.
  • Qué escribir: el sistema la sugiere automáticamente. Verifica que sea correcta.

Proveedor

  • Qué escribir: el sistema lo llena automáticamente desde la opción seleccionada. Si necesitas cambiarlo (caso raro: el director autorizó pago a proveedor diferente), confirma con el Jefe de Taller antes de modificar.

Monto pagado

  • Qué significa: el monto exacto que se pagó.
  • Qué escribir: normalmente coincide con el monto de la cotización aprobada. Si difiere (descuento de último momento, ajuste de IVA), captura el monto real pagado.

Método de pago

  • Qué escribir: selecciona uno:
    • Transferencia — la mayoría de los casos.
    • Cheque — si se emitió cheque.
    • Efectivo — solo para montos pequeños o casos autorizados.
    • Tarjeta empresarial — si se usó tarjeta de crédito del taller.

Referencia del pago

  • Qué significa: el número o folio del comprobante (transferencia, cheque, recibo).
  • Qué escribir: el folio exacto. Ejemplos:
    • Transferencia: TRF-2026-05-08-012
    • Cheque: CH-04521
    • Tarjeta: últimos 4 dígitos de autorización + fecha.

Fecha de pago

  • Qué escribir: la fecha real en que se ejecutó el pago. Si es un pago programado a futuro, pon la fecha programada.

Estado de pago

  • Qué escribir: elige uno:
    • Programada — si el pago está agendado pero aún no se ejecuta.
    • Pagada — si el pago ya se ejecutó (Finanzas confirmó la transferencia/entrega).

Formulario de Registrar Pago — ejemplo lleno

Qué pasa cuando guardas

El sistema actualiza el estado de la solicitud según el campo “Estado de pago”:

Si registraste “Programada”

  • La solicitud cambia a estado Pago pendiente.
  • El pago aparece en Pagos a Proveedores marcado como Programada.
  • Cuando Finanzas confirme la ejecución, regresa al sistema y actualiza el pago a Pagada.

Si registraste “Pagada”

  • La solicitud cambia a estado Pagada.
  • El pago aparece en Pagos a Proveedores marcado como Pagada.
  • La solicitud aparece automáticamente en Recepciones Pendientes, esperando el material físico del proveedor.

Errores comunes

  • “La solicitud no está aprobada”: el director aún no decide. Espera la aprobación antes de capturar pago.
  • “Ya existe un pago para esta solicitud”: la solicitud ya tiene pago registrado. Si necesitas un segundo pago (ej. anticipo y liquidación), contacta a Administración.
  • “Monto excede la cotización aprobada”: estás capturando un monto mayor al que el director autorizó. Verifica con la cotización; si es correcto, escala al Jefe de Taller para autorización del incremento.

Siguiente paso

Una vez registrado el pago como Pagada, da seguimiento a la entrega del material en Recepciones Pendientes. Cuando llegue el material físicamente al taller, captura la entrada con Recibir Inventario.