Glosario
Quién usa esta sección
Esta sección es para todos los operadores del sistema (Encargado de Compras, Encargado de Almacén, Director). Aquí encuentras la definición operativa de los términos que aparecen en las pantallas y formularios del taller.
Términos generales
OS (Orden de Servicio)
Es el registro principal del trabajo en el taller para un vehículo. Cada vehículo que ingresa al taller genera una OS con folio único (ej. OS-D1001). La OS agrupa todo lo relacionado con ese trabajo: diagnóstico, refacciones pedidas, mano de obra, costos, y entrega final.
Folio
Es el identificador único de cualquier registro: solicitudes (ej. SOL-D0912), órdenes de servicio (ej. OS-D1001), cotizaciones, pagos, recepciones. Si necesitas hacer referencia a un registro en una conversación o por teléfono, usa el folio.
Términos de Compras
Solicitud
Es el registro de que el taller necesita una refacción, servicio externo o consumible para una OS. Cada vez que un mecánico identifica algo que se necesita comprar, se crea una solicitud. Cada solicitud tiene un folio (ej. SOL-D0912) y avanza por estados a lo largo del proceso de compra.
Cotización
Es el precio que un proveedor te da por una refacción específica. Una solicitud puede tener varias cotizaciones (ideal: 2 o más para comparar). Cada cotización registra: proveedor, precio unitario, cantidad disponible, plazo de entrega.
Opción
Es lo mismo que cotización en algunas pantallas. Cuando ves “opción seleccionada”, se refiere a la cotización que el director aprobó.
Estados de una solicitud
Describen el momento del recorrido en que está la solicitud. El operador los ve en pantalla en el campo “Estado”.
Capturada
Acabas de registrar la solicitud. Aún no le has pedido cotizaciones a ningún proveedor.
En cotización
Estás registrando opciones de proveedores. Continúa en este estado mientras agregas cotizaciones.
En revisión
La solicitud ya tiene cotizaciones y está esperando decisión del aprobador (Jefe de Taller, Finanzas, o Director, según monto y urgencia).
Necesita más información
El aprobador pidió aclaraciones antes de decidir. La solicitud está esperando que el Encargado de Compras agregue lo que el aprobador pidió.
Aprobada
El aprobador autorizó la compra con una cotización específica. La solicitud está lista para que el Encargado de Compras coordine el pago.
Rechazada
El aprobador no autorizó la compra. La solicitud no avanza más; el Encargado de Compras debe buscar alternativas o cancelar la línea de trabajo en la OS.
Pago pendiente
El pago al proveedor está programado pero aún no se ejecutó. Comúnmente porque Finanzas paga en fecha futura.
Pagada
El pago al proveedor ya se ejecutó. La solicitud espera la entrega física del material.
Recibida parcialmente
El proveedor entregó parte del material; aún falta el resto. La solicitud sigue activa hasta que llegue todo.
Recibida completa
Todo el material llegó al taller. La solicitud termina aquí.
Niveles de urgencia
Normal
El trabajo no es urgente. Se puede esperar plazos típicos de cotización y compra (varios días).
Urgente
El vehículo está esperando esta refacción para continuar el trabajo. Se debe priorizar la cotización y la compra. El nivel de aprobación se eleva automáticamente (ej. lo que sería del Jefe de Taller pasa a Finanzas).
Paro operativo
El vehículo no puede operar sin esta refacción. Es la etiqueta de urgencia más alta. Indica al equipo de aprobación que el caso requiere respuesta inmediata. La aprobación sigue las mismas reglas de monto (Jefe de Taller hasta $5,000, Finanzas hasta $19,999, Director $20,000+); cuando una solicitud es de paro operativo, comunica verbalmente al aprobador correspondiente para que la atienda con prioridad.
Términos de Pagos
Programada
El pago está agendado para una fecha futura, pero aún no se ejecuta.
Pagada
El pago ya se ejecutó (transferencia, cheque, efectivo).
Vencida
La fecha de pago acordada con el proveedor ya pasó y aún no se ha registrado el pago.
Lista para programar
El pago aún no tiene fecha asignada. Está esperando que Finanzas defina cuándo se ejecuta.
Términos de Recepciones
Entrada a stock
El material recibido va al inventario general del almacén. Después se asignará a OS conforme se necesite.
Directo a OS
El material recibido se asigna inmediatamente a la OS específica que lo pidió, sin pasar por inventario general.
Discrepancia
Cuando lo que llegó del proveedor no coincide con lo pedido (cantidad incorrecta, producto equivocado, daño físico).
Términos de Inventario
Stock actual
La cantidad disponible de un producto en el almacén en este momento.
Stock mínimo
El nivel a partir del cual el sistema alerta que hay que reordenar.
Movimiento de inventario
Cualquier cambio en el stock: entrada (recepción de proveedor), salida (despacho a OS o consumibles), o ajuste (corrección por conteo físico).